Hvorfor fejler så mange ERP-implementeringer?

Mange implementeringer af nye ERP-systemer tager mere tid end forventet, koster mere end estimeret og giver dårligere gevinster end lovet. Hvorfor er det sådan? Ifølge ERP-rådgiver Filip Caspersen hos Visma hviler ansvaret mere på leverandøren end på dig, der skal implementere systemet.

Projektledelse hos leverandøren

Det vigtigste for at ERP-projekter bliver succesfulde er god projektledelse. Den systemudbyder eller partner, du bruger, skal have de rigtige ressourcer til at køre projektet. Projektlederens vigtigste opgave er at styre projektet fremad.

- Projektlederen skal være kundens kontaktperson, booke møder, skrive referat, få fat i den rigtige på det rigtige tidspunkt og sikre, at tingene bliver gjort, siger Filip.

Dårlige fremskridt kan være et symptom på, at de forkerte ressourcer er forbundet. Hvis du har en kompleks struktur, har du muligvis brug for en seniorkonsulent, mens specifikke brancher, såsom detailhandel, kræver, at konsulenten har ekspertise inden for logistik.

- Der er mange faldgruber i en implementering. Uden de rigtige ressourcer med den rette ekspertise risikerer du at opsætte forkerte indstillinger i systemet eller dårlig kvalitet af de importerede data. Så får kunden en stensikker start, siger Filip.

Vilje og forståelse for et nyt ERP-system i virksomheden

Det er ofte de samme opgaver, der skal løses i det nye som i det gamle system. Den store forskel er, hvordan processerne er sat op. En vigtig forudsætning for succes er derfor intern forståelse for og enighed om forandringen.

- Hvis en eller flere personer i projektet går ind i projektet med den holdning, at "sådan har vi gjort det i 20 år, og sådan bliver vi ved med at gøre det", så går det ikke, siger Filip.

Han præciserer, at det er noget, der ikke kun er vigtigt for ledergruppen.

– Lige så vigtig er det, at de slutbrugere, der rent faktisk skal sidde og arbejde i systemet fra dag til dag, er indstillet på nye måder at løse opgaver på.

Nogle gange er det også topledelsen, der har besluttet, at de vil implementere et nyt system, mens brugerne bare får det presset ned over sig som en spændetrøje.

– Derfor er det ekstremt vigtigt, at de faktiske brugere er med fra starten og får ejerskab til processen. Når slutbrugerne inddrages, får ledelsen også et indblik i, hvad de skal bruge for at kunne udføre deres arbejde, så der kan justeres undervejs.

Opløring under ERP implementeringen i virksomheden

Når implementeringen er ved at være afsluttet, og oplæringen af ​​det nye system er sat i gang, er det yderst vigtigt med en god og tæt opfølgning.

– Nogle gange skyldes det, at konsulenten, der har stået for uddannelsen, ikke har gjort et godt nok stykke arbejde, andre gange er det kunden, der bruger for få ressourcer på uddannelse. Det er derfor vigtigt, at både leverandør og kunde afsætter tid til en god indkøring.

'Skyd først og spørg senere strategien' kan føre til et vanvittigt oprydningsarbejde bagefter.

– Kunden skal have adgang til systemet, når alle justeringer er gennemført, og derefter modtage løbende træning, når de udfører nye opgaver for første gang. Du skal slå, mens strygejernet er varmt.

– Så er det også sådan, at ikke alle skal lære alt. Hvis du har ti personer, der skal med til træning, så skal de ikke nødvendigvis sidde med de samme opgaver. Afsæt i stedet flere en-til-en-runder, så logistikchefen ikke skal bruge tre timer på at høre om lønindberetning, slutter Filip.